Excel-muotoisen HOPS-pohjan käyttö  

Aloitus

HOPSin rakentaminen Excelille on yksinkertaista ja tuloksena oleva työkalu on käytettävissä ohjenuorana koko opiskelun ajan. Huomaa, että tämän sivun ohjeet on pyritty pitämään mahdollisimman laajoina, joten älä anna tietomäärän säikäyttää. Tottumaton käyttäjä ei tule tarvitsemaan kaikkia toimintoja, joten ohjeiden kriittistä lukemista omakohtaiseen tarpeeseen suositellaan.
• Aloita homman työstäminen jollain valmiilla HOPS-pohjalla.
• Tallenna se itsellesi esim. levykkeelle tai valitsemaasi kansioon omalle koneellesi. (valitse File ja Save as)

Muokkaus

• Idea on se, että laadit LUT:n opinto-oppaan mukaisen tutkintorakenteen (eli laitat HOPS- pohjaan kaikki suunnittelemasi kurssit, jotka aiot tehdä ennen kuin valmistut). Sen jälkeen merkkaat arvosanaosioon suorituksesi sitja lisätietoihin korvaavuutesi.
Käytännössä tämä tapahtuu siten, että valitset Excel-pohjasta solun, johon haluat kirjoittaa, tuplaklikkaat sitä vasemmalla hiirellä ja kirjoitat tiedon ko. soluun (solulla tarkoitetaan siis yhtä yksittäistä ruutua). Tekstiä voit tarkastella taulukon yläpuolella olevalta valkoiselta riviltä.
Kun teksti on valmis, voit sulkea solun Enter-näppäimellä tai liikkumalla siitä pois nuolinäppäimien avulla. Helpointa on kirjoittaa omat kurssinsa suoraan vanhojen mallikurssien päälle Tällöin on muistettava tarkistaa, ettei vanhan mallin osia unohdu oman tutkintorakenteen sekaan.
Lisätieto-riville voit kirjoittaa kaikki tiedot kurssin suorituksesta. Esimerkiksi hyväksilukujen osalta lisätieto- kenttään merkitään kurssi, jolla hyväksilukua anotaan seuraavasti:

Täyttäessäsi lisätieto-osiota tulisi pohjan automaattisesti muokata solun korkeutta, jos teksti ei siihen automaattisesti mahdu. Jos kuitenkaan tämä ei toimi tai haluat poistaa toiminnon käytöstä, niin valitse kyseinen solu klikkaamalla sitä kerran. Tällöin solu 'maalaantuu' eli solun reunat ympäröityvät valinnan merkiksi. Suuremman alueen voit maalata painamalla hiiren vasemman näppäimen pohjaan ja liikuttelemalla hiirtä halutun alueen yli. Kun alue on valittu, niin paina vuorostasi hiiren oikeata näppäintä maalatun alueen päällä ja valitse esiin tulevasta listasta: muotoile solut (format cells).
Tällä esiin tulevalla työkalulla voit muotoilla soluja kaikin mahdollisin tavoin. Välilehdiltä löydät mm. toimintoja värien, reunaviivojen ja tekstien yliviivauksien muokkaukseen. Tasaus-välilehdeltä (alignement) löydät mm. tekstin rivitys -laatikon (wrap text), jota klikkaamalla saat yllämainitun solun koon automaattimuokkauksen pois käytöstä. 

Rivien lisäys

Jos Excel-pohjassa valmiina olevat rivit eivät riitä kaikkien suunnitteilla olevien kurssiesi kirjaamiseen, voit lisätä rivejä haluamaasi kohtaan klikkaamalla jotain numeroa Excel-pohjan vasemmalta laidalta. Tällöin näet, että rivi maalaantuu klikkaamastasi kohdasta, jolloin voit oikeaa nappia painamalla maalatun alueen yläpuolella valita: lisää rivi (insert). Uusi rivi ilmestyy valitsemasi rivin yläpuolelle.   

Kaavat

• Lisätessäsi arvosana- ja opintoviikkotietoja saatat huomata, että taulukkoon on laadittu vähintään opintoviikkosarakkeiden kohdalle automaattisia kaavoja, jotka laskevat opintoviikkomääräsi yhteen. Nämä kaavat eivät ole suojattuja, joten ne saattavat helposti vahingoittua Excel-pohjan muun muokkauksen yhteydessä. Tottumattoman käyttäjän kannattaa poistaa nämä kaavat kokonaan deletoimalla kaavan sisältämän solun sisältö.

Kaavoja löydät malli-pohjien yhteenveto kohdista: 

Numeron paikalta löydät kaavan, joka laskee yllä olevien kurssien opintoviikkomäärät yhteen. Jos klikkaat tätä solua, niin näet sivun ylälaidassa olevalta riviltä solun todellisen sisällön, joka saattaa näyttää esim. tältä:  =SUM(D14:D33). Kyseinen kaava kertoo meille, että tämä solu ilmoittaa rivien D14 ja D33 välisen summan.
Jos rivejä on aikaisempien muokkausten yhteydessä lisäilty tai poistettu, saattaa tämän kaavan sisältö olla muuttunut virheelliseksi sen viitatessa vääriin soluihin. Voit muokata kaavaa käsin kirjoittamalla oikeiden solujen nimet siihen suoraan tai voit laatia kokonaan uuden.  

Kaavan luominen

Kaavojen avulla voit luoda Excel-pohjiin automaattisia toimintoja, jotka laskevat yhteen opintoviikkomääriäsi tai laskevat keskiarvoja arvosanoistasi.

• Helpoin tapa luoda kaava soluun on valita solu ja poimia 'lisää' valikosta 'funktio'. (Insert: Function) Esiin tulee valikko, joka kysyy millaisen funktion haluat luoda. Valitaan esimerkiksi summa (SUM) tai keskiarvo (AVARAGE) ja painetaan ok.

• Tämän jälkeen valikko muuttuu sellaiseksi, joka kysyy, että miltä alueelta summa lasketaan. Tämän taulukon voit esimerkiksi siirtää sivuun 'tarrautumalla' siihen eli painamalla sen päällä hiiren vasen näppäin pohjaan ja liikuttamalla sen pois tieltä.

• Nyt voit maalata Excel-pohjastasi haluamasi kohdan, jolta summa lasketaan tai klikkailla ctrl-näppäin pohjassa erillisiä soluja, jotka haluat laskettavan yhteen. Kun kaikki haluamasi solut on valittu, klikataan taas ok ja kaavasi on valmis.
Kaavan luonnin jälkeen soluun, jossa se on, ei sovi koskea. Usein nimittäin saatat vahingossa muokata sitä virheelliseksi huomaamattasi. Tarkistele kuitenkin silloin tällöin, että kaavasi yhä tekevät alkuperäistä tarkoittamaasi tehtävää eli laskevat oikeata aluetta.

Lisätietoja ja käytännön apua saat opintoneuvojalta! Excelin käytön perusteita opiskellaan myös kaikille pakollisella peruskurssilla CS30A0100 Johdatus tietotekniikkaan ja toimisto-ohjelmiin.