Väitöstilaisuuden ajankohta ja paikka sovitaan yhdessä työn tekijän, väitöstilaisuuden kustoksen ja vastaväittäjien kesken.
Ajankohdan päättämisen yhteydessä tutkimus- ja innovaatiopalvelut tai väittelijä itse varaa salin väitöstilaisuutta varten.
Kustos ja väittelijä sopivat yliopistomestareiden kanssa väitössalissa tarvittavista apuvälineistä ja muista käytännön järjestelyistä. Salin koristelusta vastaa väittelijän tiedekunta. Yliopiston valokuvaaja on paikalla väitöstilaisuuden alussa, jos väittelijä on kuvaajan kanssa asiasta sopinut.
Kustos sopii vastaväittäjien kanssa väitökseen liittyvistä toimintatavoista. Kustos sopii myös vastaväittäjien matka- ja majoitusasioista sekä mahdollisesta muusta ohjelmasta.
Vastaväittäjien palkkio- ja matkakustannukset maksaa väitöstyön tuloksekseen saava tiedekunta.
Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa noudatettava järjestys tohtoriväitöstilaisuudessa
Pukeutumisohjeet akateemisiin tilaisuuksiin